【保育者に必要な力】“うまく伝わらない”が変わる３つの方法｜職場の人間関係

 

 

保育園や幼稚園で働いていると、“伝える”ということが山ほどありますが、

その“伝え方”を教えてもらうことは少ないように思います。

 

自分では“伝えた”と思ったけど、相手には“伝わってなかった”というようなことが、

私もよくありました。

自分の思いを相手に伝えることって、本当にむずかしいものですよね。

 

この記事では、“うまく伝わらない”を変えるための３つの方法を以下のようにまとめています。

 

 

どれも基本的なことですが、これらの技を覚えるだけで、ぐっと相手に伝わりますよ。

 

 

 

 

情報を整理する（自分軸）

 

自分で“わかっている”と思っても、誰かに説明するとうまく話せないことってありますよね。

それは、頭の中の情報はごちゃごちゃに混ざり合っており、きちんとまとまっていないからなのです。

この混ざり合った情報をどのようにしてきれいに整理すればいいのかをお伝えします。

 

紙に書き出す

 

頭の整理に1番いい方法は、紙に書き出すことです。

書き出せば情報は整理されますし、目で見える形になります。

ですので、会議などで伝える際にもポイントだけを伝えることができます。

 

面倒に感じるかもしれませんが、これが1番効果があることを覚えておいて下さい。

 

 

情報を“事実”と“推測”に分ける

 

当たり前なことではありますが、とても大切です。

 

 

仕事や保育で求められるのは“事実”です。

事実をもとに、“次、どうしたらいいかな”と状況判断をして、仕事を進めていくからです。

 

推測がダメというわけではありません。

ただ、「私の感じたことや考えたことだから、本当かどうかはわからないのだ」と意識して相手に伝えなくてはいけません。

 

人に伝える前には、自分が持っている情報が“事実”なのか“推測”なのかを仕分けする習慣をつけてください。

 

 

５Ｗ１Ｈをつかう【いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのようにして】

 

情報を“事実・推測”に仕分けするほかに、

“いつ・どこで・だれが・なにを・なぜ・どうやって”と整理する方法もあります。

これを５Ｗ１Ｈといいます。

 

この５Ｗ１Ｈの流れに沿って考えることで、自分の頭の中が整理されますし、

人に伝える時にも、非常にわかりやすく伝えることができます。

不要かもしれませんが、実例をあげましょう。

 

例えば、

 

いつ、どこで、という順番はそのときの状況に応じて、話しやすい並びにしていいと思います。

大切なのは、５Ｗ１Ｈという情報の分け方を意識することです。

 

 

相手に“聞きたい”と思わせる（相手軸）

 

自分の中の情報をいくら整理しても、伝え方がまずいと相手にストレスを与えてしまいます。

大事なのは、相手が“続きを聞きたい”と思うように話すことです。

 

具体的にいうと、

ということです。

 

本題に入る前に、これらの言葉を付け加えるだけで、

相手はあなたの話に興味を持ち、静かに耳をすませてくれると思います。

1つずつ説明していきます。

 

結論から言う

 

話の最初に、“結論”や“結果”、“どんな話をするのか”ということを一言で伝えることです。

そうすると、相手は“〇〇の話なんだな”と理解できるので、その後の話も安心して聞くことができます。

 

たとえば、職員会議で伝える場合。

 

人前で話すとどうしても緊張やあせりが出て、話が長くなりやすいです。

また、否定されるのが怖くて、なぜ自分の話が正しいのか長々と説明してからやっと結論にたどり着くこともあるでしょう。

 

聞いている人にとってはストレスですし、「だから何なの？」とイライラしてしまいます。

 

だから、まず結論。

相手に話の見通しを持ってもらいましょう。

その後に、理由や状況などの説明。

相手に納得してもらいましょう。

 

 

保護者に子どものことを話す具体例も１つあげましょう。

事例が噛みつきなので、結論から言うという伝え方だけでなく、謝罪のやり方も合わせて説明します。

これは、子どもが友だちを噛んでしまった場合で、初めての噛みつきではないという状況です。

 

 

私は、子どものけんかやケガなどを保護者に話す時、“結果”と“謝罪”を冒頭で伝えています。

いきなり“噛みつき”や“ケガ”の話をすると保護者もびっくりされますが、

その後の謝罪や説明、今後の対策などを聞く中で、保護者は少しずつ落ち着いていきます。

そして、状況がわかったうえで改めて謝罪を行うと、たいていの保護者は受け入れてくれます。

 

ただ、これが正解で、誰にでも、どんな状況でもＯＫ！というわけではありませんのでお気をつけくださいね。

１つの事例として、参考にしてください。

 

 

数字をつかって話す

 

最初に、話の全体像を数字で伝えるやり方です。

 

具体例をあげます。

このように、話の見通しを数字で示しています。

 

これも“結論から話す”と同じように、

相手に見通しを持ってもらい、安心して聞いてもらうためのテクニックです。

 

なお、例文は両方とも“３つあります”となっていますが、

“３”という数字は、1番伝わりやすい数字だと思います。

 

どうしても４つあるならば仕方ないですが、

5つや6つなど多くなってしまうと、相手も内容を覚えきれません。

３つというのが、相手の集中を切らさずに納得してもらう最適な数字ではないでしょうか。

 

 

クッション言葉をつかう

 

言葉はストレートに伝えると、その衝撃はけっこう大きいものです。

家族ならいざ知らず、職場の人間関係において、

「これ、コピーして下さい」

「ここは、～ということですか？」などと、

いきなり用件だけを伝えると、相手はショックが大きいのではないでしょうか。

 

だから、

「お忙しいところ申し訳ないのですが、これを、コピーしてもらってもいいですか？」

「お仕事中すみません。１つだけお聞きしたいのですが、これは～ということでよかったでしょうか？」などと、

社会人は、相手の気持ちや状況を気づかう言葉を付け加えます。

これがクッション言葉です。

 

自分の思いだけを伝える一方的な関係ではなく、

相手の気持ちや状況を気づかい、クッション言葉として伝え、

相手と人間的な、優しい関係を築くことがとても大切だと思います。

 

では、クッション言葉の具体例をあげましょう。

他にも色々とあるでしょうが、ひとまずこんなところです。

 

ただ、人といい関係をつくる上でとても重要なクッション言葉にも注意点があります。

それは、クッション言葉をマニュアル的、機械的に使用しないということです。

 

相手を思って発せられる言葉も、条件反射でただ言っているだけになってしまうと、

あなたの気持ちが伝わらないばかりでなく、不誠実さが伝わってしまいます。

 

職場の人に支えられているという感謝の気持ちや、

保護者を尊重する気持ちが育っていないと、

クッション言葉を適切につかうことは難しいように思います。

ただの“スキル”にしない努力が必要ですね。

 

 

信頼される伝え方と４つのメリット

 

信頼される伝え方とは、

いわゆる、“ほう・れん・そう”に“かくにん”を加えたものです。

 

職員間で連携をとり、仕事を順調に進めることができます。

また、“あの人はしっかりしている”“仕事を安心して任せられる”と信頼してもらえます。

このような関係があれば、多少伝え方がうまくなくても、

“あの人がいうことだから”と、ちゃんと聞いてもらうこともできます。

 

ここで大切になのは、“報告・連絡・相談・確認”の使い方を知ることです。

それぞれ具体的に説明していきます。

 

 

“相談”と“確認”は少し似ているのですが、

“相談”は答えを相手と一緒に考えること。

“確認”は答えは自分の中にあり、念のため相手にも確認することだと思います。

 

 

さて、“報告・連絡・相談・確認”のメリットですが、ほかにも２つほどあります。

 

①　自分を守る

 

“相談・確認”をすることで、仕事の意思決定に、先輩や上司を巻き込みます。

たとえ仕事がうまく進まなくても、先輩や上司も一緒になって決めたのですから、

「自分の指示が十分ではなかった」と思ってもらえます。

むずかしい仕事の場合は、必ず周囲を巻き込みましょう。

 

②　考え方を学ぶ

 

できる先輩ほど仕事を効率的に進める方法や要点をつかんでいます。

先輩や上司に“相談”して意見をもらう中で、そんな仕事の極意を吸収することができます。

 

メリットしかない“報告・連絡・相談・確認”。

ぜひ、意識してやってみてください。

 

 

伝え方の法則のまとめ

 

相手に伝わるように話すには、まず情報の整理整頓が欠かせません。

その情報が事実なのか推測なのかを判断し、

“いつ・だれが・どこで・なにを・なぜ・どのようにしたのか”と情報を整理します。

 

そして、結論や数字、クッション言葉などをつかってシンプルに話し、

相手が気持ちよく話を聞けるような環境をつくります。

 

また、日ごろから“報告・連絡・相談・確認”を心がけ、

仕事をうまく進めるだけでなく、周囲の人たちと関係を築くことを大事にします。

 

そうすることで、話だけでなく、あなた自身のことも周囲の人にわかりやすく伝わり、

気づいた時には、周囲はあなたを応援してくれる人でいっぱいになっているはずです。

 

いきなり全部できなくても、１つずつ始めれば、物事はいい方向に動くと私は思います。

意識を変えて、行動に移してみてください。

 

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